إعداد بيئة العمل المثلى

كم من الوقت تضيع في اليوم العادي تبحث عن الأشياء المدفونة في مكان ما على مكتبك؟ أو الحصول على ما يصل إلى شيء على الجانب الآخر من مكتبك؟ أو استرداد الأشياء التي تحتاجها للقيام بعملك؟

إذا قمت بإضافة كل هذه الثواني والدقائق الضائعة ، قد تفاجئ بنسبة اليوم التي تتناولها.

إن توفير الوقت الكافي لإعداد مساحة عمل مثالية يمكن أن يوفر لك ساعات أو حتى أيام على مدار العام.

من المفيد أن تأخذ يومًا أو يومين لإعداد مكتبك ومنطقة العمل لتناسب الطريقة التي تعمل بها لتوفير الوقت لاحقًا. وهذه العملية ليست صعبة.

يتطلب الأمر الكثير من التخطيط والتعمق في كيفية العمل بشكل أفضل ، ثم إعداد مساحات العمل الفعلية والافتراضية لتلبية احتياجاتك بشكل أفضل.

كما ذكرنا ، من المستحسن تخصيص يوم أو نحوه لتحسين مساحة عملك. من المرجح أن ترى التأثيرات الإيجابية على وقتك على الفور ، وقد تلاحظ إحباطًا أقل كثيرًا على الفور أيضًا.

ليس بالضبط بيئة عمل مثالية. الصورة عن طريق cybrgrl.

كيف تعمل؟

لنفترض أن غالبية الأشخاص الذين يقرؤون هذا المنشور هم مصممو و / أو مطورو ويب. هذا يقطع الكثير من الاحتمالات في الساحة "كيف تعمل". ولكن لا يزال هناك الكثير من الاختلافات في كيفية عمل مصممي ومصممي الويب الفرديين. إذا كنت ترغب في إعداد مساحة العمل المثالية ، فستحتاج إلى معرفة كيفية العمل بشكل أفضل.

فكّر في طريقة عملك الآن وكيف يمكنك تحسين إنتاجيتك إذا كان لديك أدوات وأنظمة أخرى في مكانها الصحيح.

لا تحاول إجراء تعديلات شاملة على أساليب العمل الخاصة بك ، على الرغم من أنك من غير المرجح أن تلتزم بأنظمة جديدة إذا لم تتكامل مع الطريقة التي اعتدت على العمل بها. ستحصل خطوات الطفل على نتائج أفضل من تغيير كل شيء في وقت واحد.

قم بعمل قائمة بالأشياء التي تقوم بها عادة في يوم العمل وكيفية إتمام تلك المهام. قد يكون روتينك متشابهًا إلى حد ما من يوم لآخر ، أو قد تفعل أشياء مختلفة تمامًا في أيام معينة من الأسبوع. قم بتضمين جميع المهام التي تقوم بإكمالها بانتظام ، سواء على أساس يومي أو أسبوعي أو شهري.

أي نوع من المنظمين أنت؟

والشيء التالي الذي يجب مراعاته هو كيفية تنظيمك. هل تستخدم منظم ورق أو نظام حفظ الملفات؟ الملاحظات بعد ذلك؟ قائمة المهام المستندة إلى الكمبيوتر أو مدير المشروع؟

الصورة عن طريق آدم UXB سميث

إذا كنت تستخدم نظامًا قائمًا على الورق ، ففكر في كيفية استيعاب ذلك في مساحة العمل الخاصة بك. هل لديك منظم كبير يحتاج إلى مساحة يسهل الوصول إليها على مكتبك؟ أو هل تستخدم ملاحظات ما بعد ذلك التي تحتاجها لتكون قادرة على التمسك بسطح المكتب أو الجدران المحيطة بمكتبك؟ هل ستخدم بشكل أفضل بشيء مثل السبورة البيضاء؟

فكر في كيفية تنظيمك ووضع قائمة بالأشياء الضرورية لذلك. ستحتاج إلى دمج هذه الأشياء في مساحة العمل الخاصة بك ، ولكن ذلك يأتي بعد قليل.

ما هي المواد مهمة لعملك؟

من الواضح أن جهاز الكمبيوتر ومن المحتمل أن تكون الطابعة موجودة في هذه القائمة. لكن ما هي الأدوات الأخرى التي تحتاجها؟ قد يكون لديك مكبرات صوت خارجية أو ماسح ضوئي مسطح أو مصباح مكتبي أو ورق أو أقلام أو قاعدة توصيل جهاز iPod أو أدوات أخرى لا حصر لها تحتاجها و / أو ترغب في العمل.

صورة وليام هوك

مرة أخرى ، اكتب قائمة بالأشياء المهمة لك. ثم ستحتاج إلى التخلص من جميع الأشياء الأخرى الموجودة على مكتبك والتي لا تعد ضرورية.

تعتبر إزالة الفوضى أمرًا مهمًا ، حيث إنها ستجعل من الأسهل عليك الحفاظ على كل شيء منظمًا. تذكر: فوضى هو عدو مساحة عمل الأمثل. في كل مرة تضطر فيها إلى إيقاف ما تفعله للبحث عن شيء ما ، تكون أقل كفاءة وأقل إنتاجية.

مجالات الأهمية

الآن بعد أن تبين لك كيف تعمل وما هو مهم لسير عملك ، فقد حان الوقت للنزول فعليًا لإعادة ترتيب مساحة العمل الخاصة بك. نظرًا لأن معظمكم يقرأون هؤلاء مصممي الويب أو مطوري الويب ، فلنعمل على جعل جهاز الكمبيوتر الخاص بك هو محور تخطيطك. بالنسبة لمعظمكم ، يمكنك القيام بالأغلبية العظمى من عملك.

من هناك ، اكتشف ما الذي تستخدمه في أغلب الأحيان. قد يكون ذلك منظمًا أو ورقة رسم بياني أو ورق خدش أو أي شيء آخر. ضع هذا في متناول الذراع من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. شيء آخر ينبغي أن يكون دائما في متناول اليد هو صناديق القمامة وإعادة التدوير. من المهم الحفاظ على نظافة مكتبك ، مما يعني التخلص من الأشياء قبل أن تتاح لها فرصة التجميع.

فكر في الأشياء الأخرى التي تحب أن تبقى في متناول اليد من مساحة العمل الخاصة بك. يمكن أن يكون ذلك ملفات العميل أو الكتب المرجعية التي تستخدمها غالبًا أو الطابعة أو الماسح الضوئي أو أي شيء آخر تستخدمه بشكل يومي. يجب أن يكون موجودا هذه الأشياء في متناول اليد أو ما بعده.

ثم فكر في الأشياء الأخرى التي تحتاج إلى الاحتفاظ بها في مكتبك ، ولكن ربما تستخدمها مرة أو مرتين في الأسبوع أو أقل. ليس من المهم بمكان وضع هذه ، على الرغم من أنك لا تزال تريد الوصول إليها بسهولة. يمكنهم الذهاب على رف الكتب ، أو في الدرج ، أو في أي مكان آخر لديك مساحة لهم حيث يمكنك الحفاظ على كل شيء منظمًا.

الهدف هنا هو التأكد من أن الأشياء التي تستخدمها غالباً ما تكون الأقرب إليك ، بينما الأشياء التي تستخدمها أقل في كثير من الأحيان بعيدة. سوف تختلف قليلا بالنسبة للجميع.

بالنسبة لي ، الأشياء التي تحتاج إلى أن تكون في وسط وظهر على مكتبي هي جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، أو جهاز كمبيوتر محمول أو اثنين (أو ستة) ، الأقلام ، والهاتف المحمول ورصيف الميناء. بالنسبة لشخص آخر ، قد يكون الكمبيوتر اللوحي أو المنظم الرسومات أكثر أهمية ويحتاج إلى أن يكون في هذا المجال المباشر. قد يرغب آخرون في وصول طابعتهم في متناول اليد إذا كانوا يطبعون الأشياء باستمرار.

كل شيء في مكانه

داخل كل مجال من الأهمية ، من الضروري التأكد من أن لكل شيء مكانًا ينتمي إليه. وهذا يعني وجود نوع ما من حامل الأقلام الخاصة بك ، مكانًا محددًا للحفاظ على مخططك أو منظمك ، ومكان مخصص للكتب المرجعية التي تريد الاحتفاظ بها في متناول اليد.

الصورة عن طريق AdamSelwood

فكر في طريقة تنظيمك. بالنسبة إلى بعض الأشخاص ، قد ترغب في الاحتفاظ ببعض الأشياء مثل الأقلام في درج المكتب العلوي. بالنسبة للآخرين ، قد ترغب في وضع كوب أو صندوق على مكتبك مباشرةً. وينطبق نفس الشيء على الكتب أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة. قد يرغب بعض الأشخاص في الرف للحفاظ عليها ، بينما سيكون الآخرون سعداء بتكديسها على مكتبهم. لا يوجد خطأ أو خطأ هنا.

بمجرد أن يكون لكل شيء مكانه الخاص ، تأكد من أن كل شيء يتم إعادته إلى ذلك المكان في نهاية كل يوم ، أو حتى أفضل: بمجرد الانتهاء من ذلك. سيؤدي ذلك إلى إبقاء مكتبك خاليًا من الفوضى ويجعل من السهل العثور على الأشياء عند الحاجة إليها ، مما يجعلك أكثر إنتاجية.

قد تقرر أنك بحاجة إلى أشياء تساعد في الحفاظ على تنظيم مكتبك. هذا جيد ، لكن لا تسرف. أبسط الحلول غالباً ما تكون الأفضل. ولكن ضع في اعتبارك شراء أشياء مثل منظِّمات الأدراج المكتبية ، أو نوعًا ما من الحاويات لوضع الأقلام وأقلام الرصاص ، وربما لصندوق الملفات أو صندوق البريد.

مرة أخرى ، تأكد من أنك تشتري فقط أشياء تتناسب مع طريقة عملك ، ولن تسبب لك المزيد من المشاكل أو تساهم في الفوضى.

تخلص من الانحرافات

تشوش على سطح المكتب الخاص بك سوف تتداخل مع كيفية العمل بشكل منتج يمكنك العمل. هذا لا يعني بالضرورة أن عليك الاحتفاظ بمكتبك بالكامل Spartan ، ولكنه يعني أن أي شيء يحتمل أن يصرفك يجب إزالته.

الصورة من قبل mkosut

التمييز بين الانحرافات والمساعدات الإبداعية. إذا كان هناك شيء يساعدك فعليًا في العملية الإبداعية ، فاحفظه. ولكن إذا استخدمته كذريعة لعدم العمل ، فضعه في مكان آخر.

الحفاظ على مساحة العمل الأمثل

بمجرد إعداد مساحة العمل الخاصة بك ، تحتاج إلى المحافظة عليها حتى تظل مساحة العمل المثلى.

يجب أن يتم معظم هذه الأشياء يوميًا ، إما في بداية يوم العمل أو في نهايته (وهو أمر متروك تمامًا لك ويعتمد على ما إذا كنت تفضل التنظيم في نهاية اليوم أو في البداية).

شخصياً ، أوصي بأداء أدوات الصيانة الخاصة بك في نهاية اليوم لعدة أسباب: أولاً ، لأنك ستكون أكثر احتمالاً للقيام بذلك بسرعة وبدون تشتيت عندما تنتهي من عملك (في الصباح قد تكون أكثر إغراء ما زالت قائمة ومماطلة). ثانيا ، لأنه من الجيد أن تدخل العمل في الصباح إلى مكتب نظيف ومنظم.

أولاً ، تأكد من التخلص من المهملات أو إعادة تدويرها. لا يهم ما إذا كانت مجموعة من الرسومات المرسومة باليد للموقع الإلكتروني أو علب الصودا الفارغة أو أي شيء آخر ، إذا كانت سلة مهملات ، ضعها في مكانها. الأماكن التي لا تنتمي إليها تشمل الجزء العلوي من مكتبك ، أو تحت مكتبك ، أو في أي مكان حول مكتبك ليس سلة مهملات. بصراحة ، هذه واحدة من تلك الأشياء التي ينبغي القيام بها بمجرد أن تولد القمامة المذكورة ، ولكن على الأقل مرة واحدة في اليوم أمر حيوي. ليس هناك ما هو أسوأ من بدء يوم عملك المحاط بالقمامة.

تأكد من وضع كل شيء في مكانه عند الانتهاء منه ، أو مرة واحدة على الأقل في اليوم. بهذه الطريقة ، عندما تحتاج لأي شيء ، يمكنك العثور عليه. إذا كان لكل شيء مكانه الخاص ، يجب أن يستغرق ذلك دقيقتين فقط.

مرة في الأسبوع أو نحو ذلك ، راجع نظامك. تأكد من أن كل شيء موجود في المجال أو الأهمية المناسبة وأنقل الأشياء في كل مكان إذا كنت بحاجة إلى ذلك. عندما تحصل على نظام أكثر دقة ، قد تحتاج فقط إلى مراجعته شهريًا أو حتى أقل. لا تخف من تغيير الأمور في الوقت الذي تتغير فيه أساليب عملك. ولا تخف من تغيير الأمور إذا لم يكن هناك ترتيب جديد لك.

مساحة العمل الافتراضية

لقد تحدثنا كثيرًا عن مساحة العمل الفعلية الخاصة بك ، ولكن كمصممون ومطورو ، من المحتمل أن يكون المزيد من عملك في مساحة افتراضية. من المهم ترتيب مساحة العمل الافتراضية للحصول على الإنتاجية المثلى أيضًا.

صورة تود دبليو كاربنتر

في كثير من الأحيان ، يحاول الأشخاص إنشاء مساحة عملهم الافتراضية استنادًا إلى ما يعتقدون أنه يجب أن تكون مساحة العمل. إنهم يسعون جاهدين للحصول على سطح مكتب معتدل ، أو يقومون بترتيب مجلداتهم وملفاتهم بطريقة معينة لأنهم سمعوا كيف يقوم بذلك مصمم أو مطور آخر.

انسى كيف تعتقد أن مساحة العمل الافتراضية الخاصة بك يجب أن تبدو أو تعمل أو يتم ترتيبها. قم بإعداده ولكن الأكثر فعالية وفعالية بالنسبة لك. بالنسبة لي ، لديّ حفنة من المجلدات على سطح المكتب بناءً على أنواع العمل المختلفة التي أقوم بها. لدي مجلد "للعمل" يحتوي على مجلدات فرعية لكل عميل لدي ، مجلد "مواقع الويب" يحتوي على مجلدات فرعية تحتوي على كافة الملفات الخاصة بمشاريعي الشخصية ، ومجلدات "صور" ، "خطوط جديدة" (حيث يتم نقل الخطوط حتى أحصل على فرصة لتركيبها) ، وحتى مجلد "متنوع" حيث أضع كل هذه الأشياء ليس لدي منازل أخرى.

حاولت الحصول على سطح مكتب الحد الأدنى ، لكنه لا يعمل بالنسبة لي. أقوم بحفظ الأشياء على سطح المكتب طوال الوقت أيضًا ، ولكن حاول تنظيف كل شيء ووضعه في المكان الذي ينتمي إليه كل أسبوعين. لا تفرض نفسك على طريقة غير طبيعية لتنظيم ملفاتك ومجلداتك. ابحث عن النظام الأكثر ملاءمة لسير عملك.

وينطبق الشيء نفسه على استخدام أدوات مثل Spaces للحفاظ على الأشياء منظمة. وأظل أقول إن أحد هذه الأيام سوف أبدأ في الاستفادة من Spaces للحفاظ على جميع مشاريعي المختلفة منظمة ومنفصلة ، ولكن حتى الآن لم أجد حاجة حقيقية إلى ذلك. فقط لأنه متاح لك لا يعني أنك يجب أن تستخدمها. استخدمه إذا كان يساعدك ، ولكن تجاهل ذلك بطريقة أخرى.

شيء واحد قد ترغب في أخذ الوقت للقيام به ، إذا لم تكن بالفعل ، هو إعداد مساحات عمل مختلفة في البرامج التي تستخدمها بانتظام. يمكنك إعداد ملفات تعريف مختلفة في العديد من برامجك (برامج Adobe ، على وجه التحديد) لأنواع مختلفة من المشاريع. يمكنك استخدام مجموعة مختلفة من الأدوات اعتمادًا على ما إذا كنت تقوم بعملية إعادة لمس الصورة أو عمل فني أصلي أو تصميم موقع ويب أو العمل على إعلان مطبوع.

إن أخذ الوقت اللازم لإعداد مساحات عمل لكل من هذه (أو المشاريع الأخرى التي تتناولها بانتظام) يعني أنه سيكون لديك مساحة عمل مثالية بغض النظر عما تعمل عليه.