الدليل النهائي لاجتماعات التصميم
الفكرة الأساسية للاجتماع بسيطة: عندما يجتمع شخصان أو أكثر لمناقشة موضوع واحد أو عدة مواضيع. يمكن أن يكون في بيئة رسمية أو غير رسمية. يمكن أن يكون ذلك بين أشخاص داخل منظمة أو بين أشخاص في أكثر من مؤسسة واحدة.
مفهوم الاجتماع قديم. في أبسط مستوياتها الأساسية ، تُعقد الاجتماعات لجمع الناس للتحدث عن الأشياء. يمكن أن تكون هناك أسباب وجيهة لعقد اجتماعات وأسباب سيئة لعقد اجتماعات ، سنناقشها.
هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات أيضا ، بعضها بطبيعتها أكثر إنتاجية من غيرها.
متى يكون لهم
هناك بعض الأسباب العظيمة لعقد الاجتماعات. هناك الكثير من الأوقات عندما يكون الاجتماع هو أفضل طريقة لإنجاز شيء ما.
تعتبر اجتماعات المبيعات والعميل وقتًا واضحًا عندما تكون الاجتماعات ضرورية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أسباب وجيهة أخرى للاجتماعات:
- جلسات العصف الذهني : غالبًا ما يكون ذلك أسهل كثيرًا في التعامل وجهًا لوجه ، حتى لو كان ذلك يعني تقريبًا.
- لبناء دعم لاتخاذ قرار : في حين أن الاجتماعات الخاصة باتخاذ القرارات تكون في كثير من الأحيان مربكة للوقت ، فإن الاجتماعات لبناء الدعم بمجرد اتخاذ القرار تكون فكرة جيدة في بعض الأحيان.
- لتغطية شيء مهم : في بعض الأحيان ، يعد الاجتماع الصغير طريقة جيدة لتغطية شيء مهم مع أشخاص رئيسيين. يمكن أن يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا لم تكن الأخبار المهمة إيجابية بشكل خاص. غالبًا ما يكون التفاعل وجهًا لوجه طريقة أفضل بكثير لكسر الأخبار السيئة من شيء غير شخصي مثل البريد الإلكتروني.
متى تخطيها
الاجتماعات غالباً ما تكون طرق غير فعالة بشكل لا يصدق للتواصل مع الموظفين وأعضاء الفريق وحتى العملاء. يمكنهم مقاطعة يوم العمل بطرق تضر بالإنتاجية. يمكن أن يستغرق وقتا أطول بكثير من المخطط. ومرات عديدة ، لا تؤدي إلى أي نوع من الاستنتاجات المنتجة.
إذا لم يكن هناك سبب وجيه لوجود اجتماع بدلاً من أشكال التواصل الأخرى ، فمن الأفضل استكشاف خيارات أخرى لتحقيق النتيجة التي كنت تأمل في الحصول عليها من اجتماع.
فيما يلي بعض الأسباب السيئة لعقد الاجتماعات:
- اجتماعات الحالة : عادة ما يتم عقد هذه فقط لإعلام الناس بما يحدث مع شيء ما ، ولكن في معظم الحالات ، يكون البريد الإلكتروني أو الاتصالات المشابهة أكثر فاعلية ويضيع وقتًا أقل بكثير.
- اجتماعات التحديث : مثل اجتماعات الحالة ، يتم استخدام اجتماعات التحديث عندما يحتاج أعضاء فريق مختلفون إلى تحديث أماكنهم في مشروع. ومرة أخرى ، ستكون الرسائل الإلكترونية أو الرسائل النصية الأخرى أكثر كفاءة.
- لكي نسمع الجميع : غالباً ما تضيع هذه الأنواع من الاجتماعات قدراً هائلاً من الوقت ، حتى لو كانت تدار بشكل جيد. بدلاً من ذلك ، اطلب من الجميع تقديم أفكارهم أو مخاوفهم ، ثم البحث عن طرق لمعالجتها (والتي قد تتضمن اجتماعًا).
الآن ، بالطبع ، هناك أوقات يكون للاجتماعات فيها علاقة بالتوقعات الاجتماعية أكثر من تلك التي يتم إنجازها في الواقع. هذا صحيح بشكل خاص عندما يتعلق الأمر باجتماعات العملاء. يشعر بعض العملاء بالحاجة إلى "وقت المواجهة" مع الأشخاص الذين يوظفونهم ، وقد تضطر إلى التعامل مع ذلك أو المخاطرة بفقدان العميل. في هذه الحالات ، من الأفضل التخطيط لبعض اتصالات المتابعة لتوضيح أي شيء تمت مناقشته في الاجتماع.
من ينبغي أن تدرج
من المهم أن يكون كل شخص مدرج في اجتماع بالفعل موجودًا ، وأن كل شخص يحتاج إلى أن يكون موجودًا موجود بالفعل.
إذا كنت تقابل مشروعًا معينًا ، فيجب أن يكون كل من يشارك في هذا المشروع موجودًا. إذا كنت تتقابل مع العملاء ، فتأكد من وجود صناع القرار الفعليين إذا كان ذلك ممكنًا. أنت تريد التحدث مباشرة إلى الشخص الذي يتخذ القرارات بالفعل ، بدلاً من موظف آخر يجب الاعتماد عليه لنقل ما قلته بدقة.
أنواع الاجتماعات
هناك الكثير من أنواع الاجتماعات المختلفة. بعضها مفيد للغاية ، في حين أن البعض الآخر أقل من ذلك.
الاجتماعات الداخلية
تعقد الاجتماعات الداخلية ، والمعروفة باسم اجتماعات الموظفين أو اجتماعات الفريق ، داخل مؤسستك. يمكن أن تشمل موظفيك بالكامل (نادراً ما تكون فكرة جيدة) ، أو مجرد أعضاء رئيسيين في فريق معين.
يمكن عقد الاجتماعات الداخلية لمجموعة متنوعة من الأسباب ، ولكن غالباً ما يتم عقدها عند الحاجة إلى مشاركة المعلومات والمناقشة داخل المجموعة.
هناك بعض الأسباب الوجيهة لعقد الاجتماعات الداخلية:
- جلسات العصف الذهني
- اجتماعات الهدف
- بناء الفريق (وغالبا ما يتم عقده خارج المكتب ، ولكن ليس بالضرورة)
- اجتماعات الصور الكبيرة (تعقد عادة مرة واحدة في السنة أو ما يقارب ذلك)
ومع ذلك ، تميل الاجتماعات الداخلية إلى أن تكون أكثر عرضة لضيق الوقت. غالبًا ما تكون هناك طرق أفضل للتواصل والعمل بفعالية معًا بدلاً من عقد اجتماعات رسمية ، لذا احذر من استخدامها كإلهاء.
الاجتماعات عن بعد والافتراضية
أصبحت الاجتماعات الافتراضية أكثر شيوعًا مع توظيف مزيد من الفرق والشركات لعمال بعيدون. تعمل بعض الشركات دون أي شيء سوى مكتب افتراضي ، مما يعني أنها تقريبًا تقام اجتماعات نائية.
ويتم ذلك عادة عبر أدوات مثل Skype أو خدمات مؤتمرات ويب أخرى. هناك أيضًا عدد آخر من أدوات المؤتمرات والتعاون عن بُعد ، اعتمادًا على ما تحتاج إلى إنجازه. وبالطبع ، هناك دائما السمة المميزة للاجتماع عن بعد: الدعوة الجماعية.
اجتماعات المبيعات
تعقد اجتماعات المبيعات مع العملاء المحتملين ، وغالبًا ما يكونون نوعًا من "التعرف عليك". الأهداف هنا هي التعرف على العميل وإقناعهم بأنك الفريق المناسب لهذا المنصب (أو على الأقل ليس الفريق الخطأ).
قد تعقد اجتماعات المبيعات في مكتبك ، في مكتب العميل ، أو في مكان ثالث مثل مطعم أو مقهى.
هناك بعض المفاتيح لاجتماعات المبيعات ، خاصةً إذا كنت تجتمع في مكان عام.
- إذا كنت تستضيف الاجتماع في مكتبك ، فقدم بعض المرطبات الخفيفة على الأقل مثل القهوة.
- إذا كنت ذاهبًا إلى مكتب العميل ، فعليك أن تكون مدركًا لقواعد اللباس الخاصة بمكان العمل الخاص به. على الرغم من أنك لا تحتاج بالضرورة إلى مطابقتها تمامًا ، إلا أنك لا تريد الظهور في بدلة من ثلاث قطع عندما يكون الجميع في الجينز والقمصان ، أو العكس.
- خذ تلميحات من العميل المحتملين فيما يتعلق بالطعام والشراب إذا كان الاجتماع في أحد المطاعم. إذا لم يأمروا بالكحول ، فلا يجب عليك. حتى لو كنت عميلاً يشرب بكثرة ، لا يجب أن تكون كذلك كن محترفًا!
- توقع أن تلتقط علامة التبويب إذا أخذت عميلاً إلى مطعم ، مقهى ، إلخ.
- من المفيد التفكير في اجتماع مبيعات تشبه إلى حد ما تاريخ أول: تريد إيجاد أرضية مشتركة مع إعطاء انطباع أول رائع (ودقيق).
وغالبا ما ينظر إلى اجتماعات المبيعات على أنها شر لا بد منه. بعض الناس يزدهرون في هذه الإعدادات ويمكنهم إبرام صفقة مع عميل بدون مشكلة. يكرههم الآخرون ويتجنبونهم إن أمكن. ولكن للأسف ، سيصر بعض العملاء على هذا النوع من الاجتماعات قبل أن يكونوا على استعداد للعمل معك.
اجتماعات مع العملاء الحاليين
في بعض الأحيان ، سيحتاج العميل الذي تعمل معه بالفعل إلى اجتماع. ويتم ذلك غالبًا للحصول على تحديثات حول المشروع ، أو إذا كان نطاق المشروع بحاجة إلى التغيير.
في بعض الأحيان سوف تجتمع في مكان ما محايد ، ولكن غالباً ما يتم عقد هذه الاجتماعات في مكتبك أو العميل. مرة أخرى ، مثل اجتماع المبيعات ، سترغب في تقديم بعض المرطبات الأساسية إذا كنت تستقبل في مكتبك.
يعد اجتماع البداية نوعًا شائعًا للغاية من الاجتماعات التخطيطية التي قد تحتاج إلى الحصول عليها لكل عميل جديد. هذا هو عندما يجتمع العميل ومعظم أو كل فريق المشروع في بداية مشروع للتعرف على بعضهم البعض ومناقشة دور كل عضو في الفريق. في بعض الحالات ، لن يتم ذلك مع أحد العملاء ، وسيكون اجتماعًا داخليًا بدلاً من ذلك.
الاجتماعات السنوية
تختلف الاجتماعات السنوية قليلاً ، وغالبًا ما تكون أشبه بالمؤتمرات أكثر مما نعتزم التفكير فيه كاجتماعات. سيجمع الاجتماع السنوي الجميع في منظمة ، وفي بعض الأحيان يشمل المتحدثين وورش العمل والدروس ، وما شابه ذلك.
هذه هي الأكثر شيوعًا في الشركات الكبيرة التي لديها مكاتب عديدة ، ولكنها أيضًا شائعة بين الشركات التي لديها قوة عمل موزعة. إنها طريقة جيدة للموظفين الذين نادراً ما يتفاعلون شخصيًا للتواصل ، ويمكنهم تعزيز الثقافة الداخلية للشركة.
البقاء على قيد الحياة اجتماعات العميل
اجتماعات العميل تضع المزيد من الضغوط عليك من اجتماع داخلي متوسط. عليك أن تترك انطباعًا احترافيًا سواء كان الاجتماع الأول أو الخامس عشر. هناك بعض الأشياء القليلة التي يمكنك القيام بها للتأكد من فعالية اجتماعات عملائك.
أنت في حاجة إلى جدول أعمال
يجب أن يكون لكل اجتماع لديك مع العملاء جدول أعمال ، حتى لو كان في رأسك فقط. تعقد الاجتماعات لسبب ، وهناك بعض الأشياء التي تحتاج إلى معالجة. اسأل عميلك عن الغرض من الاجتماع (إذا طلب ذلك) بحيث يكون لديك صورة واضحة لما يجب إنجازه.
حدد الأهداف الرئيسية
هذا يرتبط مباشرة في جدول الأعمال ، على الرغم من أنه ليس بالضرورة نفس الشيء. قد تكون أهدافك للاجتماع هي توضيح جوانب معينة من المشروع ، أو لجعل العميل يوقع على فكرة لديك. في كلتا الحالتين ، فإن معرفة أهدافك في الاجتماع ، ومعرفة أهداف العميل ، ستجعل اللقاء أكثر سلاسة.
طرح أسئلة جيدة
في معظم اجتماعات العملاء ، ترغب في جمع المعلومات من العميل ، حتى لو كانت هذه المعلومات عبارة عن تعليقات على أفكارك أو مقترحاتك. بطرح أسئلة جيدة من عملائك ، ستتمكن من الوصول إلى جذر ما يريدونه وما يفكرون به حقًا. في بعض الحالات ، قد لا يعرف العملاء أنفسهم ما يريدون ، وفقط من خلال طرح الأسئلة عليهم ، سيكون بمقدورك أن تقودهم إلى نتيجة.
تأكد من وجود الأشخاص المناسبين هناك
كما سبق ذكره ، تحتاج إلى التأكد من أن صناع القرار الرئيسيين في أي مشروع موجودون في اجتماعاتك. بدونهم ، لا يمكن للاجتماع الوصول إلى استنتاج أو قرار فعلي ، وأنت تخاطر بالوقوع في دورة لا نهاية لها من المتابعة.
عند إعداد اجتماع العميل ، لا بأس من الاستفسار وحتى الطلب على وجه التحديد أن يكون بعض صناع القرار الرئيسيين حاضرين (إذا كنت تعرف من هم). إذا كنت لا تعرف من هم ، فمن المقبول أن تسأل من تقابل إذا كان هناك أشخاص آخرين يشاركون في عملية صنع القرار ، ومعرفة ما إذا كانوا سيحضرون.
كن مستعدا
يجري الاستعداد شقين. أولاً ، تحتاج إلى التأكد من أن لديك جميع المعلومات التي ستحتاج إلى تقديمها بشكل صحيح إلى العميل الخاص بك. ويشمل ذلك وسائل مساعدة بصرية إذا لزم الأمر ، وكذلك أي نماذج أو نماذج بالأحجام الطبيعية التي قد تكون لديك.
إذا كنت لا تجتمع في مكتبك ، فتأكد من أنه يمكنك الوصول إلى شبكة wi-fi إذا كنت بحاجة إلى عرض الأصول عبر الإنترنت. لديك خطة احتياطية في حالة. لا شيء يبدو غير محترف أكثر من عند حضور اجتماع وغير قادر على إظهار ما وعدت به.
ثانيًا ، من المحتم أن يكون لدى عملائك بعض الأسئلة أو الاعتراضات على كل ما تتطرق إليه. من المهم أن تكون مستعدًا لهذه الأسئلة أو الاعتراضات. قد يكون من الأفضل أحيانًا ممارسة عرض تقديمي أمام الآخرين ، لمعرفة الأسئلة أو الاعتراضات التي قد تكون لديهم كطريقة للإعداد.
دون ملاحظات
يجب عليك دائمًا تدوين الملاحظات أثناء أي اجتماع عميل. لا يمكنك الاعتماد على ذاكرتك لتذكر تفاصيل أو نقاط مناقشة مهمة. حتى مجرد مخطط عريض لما تم مناقشته يمكن أن يكون مفيدًا.
إحدى التقنيات التي يمكن أن تكون مفيدة في حالة تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع الفعلي غير ملائمة ، أو إذا كنت قادرًا فقط على تدوين بعض الأشياء ، فقم بتدوين بعض الملاحظات فورًا بعد الاجتماع. إذا كنت قد تلقيت بعض الملاحظات أثناء الاجتماع ، ثم تأخذ من خمس إلى عشر دقائق بعد ذلك لتجسيد ذلك وتسجيل أي أفكار أخرى تأتي إليك ، فستقل احتمالية أن تنسى شيئًا مهمًا.
إرسال ملخص ما بعد الاجتماع
من المهم أن يكون الجميع في الاجتماع واحدًا في نفس الصفحة في النهاية. هذا هو السبب في أن ملخص ما بعد الاجتماع يمكن أن يكون أداة مفيدة بشكل لا يصدق. خذ بضع دقائق لكتابة ملخص للاجتماع ، خاصة بما في ذلك أي استنتاجات تم التوصل إليها أو أي خطوات عمل يجب اتخاذها.
تعيين مهام المتابعة
في جميع الأحوال ، ستترك اجتماعًا بقائمة بالأشياء التي يجب القيام بها بعد ذلك. ما لم تكن تتعامل معها بنفسك ، تأكد من أن كل مهمة يتم تعيينها لأحد أعضاء الفريق لاستكمالها.
جعل الاجتماعات الداخلية مثمرة
معتبرا أن 37 مليار دولار من تكاليف الرواتب يتم إهدار كل عام في اجتماعات غير ضرورية وغير منتجة للشركات الأمريكية وحدها ، فمن الأهمية بمكان أن تحد من اجتماعاتك وتبقيها على المسار الصحيح.
هناك الكثير من الطرق الممكنة للاجتماعات الداخلية للخروج من المسار وإهدار الوقت. لهذا السبب تتجنبها الكثير من الشركات بالكامل. ولكن هناك بعض المفاتيح للحفاظ على إنتاج الاجتماعات الضرورية الخاصة بك.
النظر في التوقيت
عندما تكون اجتماعاتك جزء مهم جدًا من مدى فعاليتها. في حين أن الاجتماع نفسه قد يستمر لمدة 30 دقيقة فقط ، إذا كان يقاطع أكثر الأوقات إنتاجيةً لأيام موظفيك ، فهو ليس استخدامًا جيدًا للوقت. فكر في عقد الاجتماعات أولاً في الصباح (عندما يضيع الكثير من الموظفين وقتهم في الحصول على القهوة ويتحادثون مع زملائهم في العمل ، أو يقومون بمهام وضيعة مثل اللحاق بالرسائل الإلكترونية) ، أو بعد تناول الغداء.
بعض الأوقات الأسوأ للاجتماعات تتم قبل الغداء (الجميع جائعون ويريدون المغادرة) وفي نهاية اليوم (يركز الناس أكثر على إنهاء عملهم حتى يتمكنوا من العودة إلى منازلهم ليلاً). يمكن أن يكون منتصف الصباح أو بعد الظهر جيدًا أو سيئًا ، اعتمادًا على دورات عمل موظفيك.
تحديد الغاية وجدول الأعمال
يجب أن يكون لكل اجتماع غرض يجب تحديده قبل الاجتماع. علاوة على ذلك ، يجب مشاركة الغرض من الاجتماع مع المشاركين في الاجتماع حتى يعرفوا ما يمكن توقعه.
لا شيء يسبب المزيد من التوتر أو إضاعة الوقت أكثر من اجتماع غامض لا يعرف الموظفون غرضه. هذا صحيح بشكل خاص إذا كانت الشركة تمر بأي نوع من التغييرات أو لديها أي مشاكل ماليا أو غير ذلك (أو إذا تردد أنها تواجه مشاكل).
غالبًا ما يترك الموظفون يتساءلون عما إذا كان الاجتماع التالي هو الاجتماع الذي سيكتشفون فيه التسريحات الجماعية ، أو التغييرات الكبيرة في هيكل الإدارة أو واجبات الوظيفة ، أو ما هو أسوأ ؛ الشركة نفسها تغلق. ويؤدي ذلك إلى التخلص من إنتاجيتهم قبل الاجتماع ، حيث أنهم أصبحوا قلقين بشأن ما سيشمله الاجتماع.
ينبغي إرسال جدول أعمال للاجتماع قبل بدء الاجتماع. يجب أن تحدد بوضوح ما سيتم مناقشته ، بالإضافة إلى وقت ومدة الاجتماع.
ابق على الموضوع
بما أن لديك أجندة ، فمن الأسهل الاستمرار في الموضوع خلال الاجتماع. إذا طرح الحضور موضوعات إضافية ، فدوّنها للمناقشة لاحقًا ، ولكن لا تحيد عن جدول الأعمال.
قد يكون من المفيد أيضًا أن تطلب من أحد الحاضرين المعينين أن يكون مسؤولاً عن حفظ الأمور على الطريق الصحيح. إنها مهمة مهمة ، وهي مهمة يجب التعامل معها إذا كان لديك أي أمل في جعل اجتماعاتك مثمرة.
يجب حضور الأشخاص الضروريين فقط
لماذا تضيع وقت الموظفين الذين لا يحتاجون إلى الاجتماع؟ يجب أن يتواجد فقط الأشخاص الذين يشاركون بشكل مباشر في أي موضوع من مواضيع الاجتماع. في بعض الأحيان ، يعني هذا التقسيم إلى أكثر من اجتماع واحد ، بحيث تكون الموضوعات ذات صلة بكل مجموعة من الحاضرين. هذه فكرة أفضل بكثير من طلب الموظفين الذين يحتاجون فقط إلى وجود جزء صغير من الاجتماع من إهدار ساعة من يوم عملهم.
تستعد بشكل مناسب
بمجرد أن يكون لديك جدول أعمالك في متناول اليد ، يمكنك الاستعداد بشكل مناسب للاجتماع. تأكد من أن لديك كل ما تحتاج إليه ، وتأكد من مشاركة أي معلومات يحتاجها حاضرك في وقت مبكر قبل بدء الاجتماع. آخر شيء يجب أن تفعله عندما يبدأ الاجتماع هو البحث في ملاحظات عشوائية لمحاولة معرفة من أين تبدأ أو ما يجب تغطيته.
ولهذا السبب من المهم أيضًا مشاركة جدول أعمالك مع من يحضرون ، حتى يكون لديهم الوقت الكافي لإعداد أنفسهم بشكل ملائم.
التمسك على مدار الساعة
يجب أن يكون لكل اجتماع وقت بداية ووقت انتهاء. يجب الالتزام بهذه الأوقات. وهذا يعني بدء الاجتماع في الوقت المحدد ، حتى لو لم يكن الجميع موجودًا هناك. كما يعني أيضًا إنهاء الاجتماع حتى لو لم يتم تغطية كل شيء. سيؤدي فرض هذا بشكل صارم إلى جعلك أكثر كفاءة ، حيث ستقل احتمالية إبعادك إذا كنت تعلم أنك تحتاج إلى الحصول على أشياء معينة في فترة زمنية معينة.
إذا تأخر شخص ما ، فلا تأخذ وقتًا من الاجتماع نفسه لتلخيص الأمور له. كل ما يفعله هو معاقبة أولئك الذين بذلوا جهداً ليكونوا دقيقين في المواعيد ويهدرون جزءًا من الاجتماع.
أنت أيضا بحاجة للحفاظ على اجتماعاتك قصيرة. لا ينبغي للاجتماع أن يعمل أكثر من ساعة ، والحد من ذلك إلى ثلاثين أو حتى خمسة عشر دقيقة هو فكرة أفضل بكثير. وكلما كان الاجتماع أقصر ، أصبح من الأسهل البقاء على المسار الصحيح والوقت الأقل المتاح لديك للتخلص من الموضوع. كما أنه يخلق إحساسًا بالإلحاح بين المشاركين ، وستجد أنه من الأسهل الانتقال من خلال الموضوعات بسرعة.
الاستثناء الوحيد لقاعدة الاجتماعات القصيرة هو جلسات العصف الذهني. ولكن حتى هذه يجب تقسيمها إلى جلسات أقصر لمنع الإرهاق. العصف الذهني لمدة ساعة ثم أخذ استراحة لبعض الوقت قبل العودة إليها قد يكون أكثر إنتاجية من محاولة العمل بشكل مستقيم لمدة ساعتين أو ثلاث ساعات.
تشجيع المشاركة
يجب أن تشترك الاجتماعات مع الحاضرين ، بحيث يكونون أكثر اهتمامًا فعليًا في الواقع والحصول على شيء خارج الاجتماع. اطرح أسئلة واطلب أفكارًا واطلب ملاحظاتك في نهاية الاجتماع. يمكن أن يكون من الجيد أيضًا أن تطلب تقريرًا عن نمط ما بعد الوفاة من الموظفين بعد الاجتماع حتى يمكنك تحسين الأشياء في المرة القادمة.
إن إعطاء الموظفين جدول الأعمال والمعلومات المهمة الأخرى قبل الاجتماع يعني أنهم سيكونون مستعدين بشكل أفضل لطرح الأسئلة أو تقديم رؤى عند الطلب.
خد ملحوظات جيده
ينبغي تعيين شخص ما في الاجتماع لمهمة تدوين الملاحظات وتوزيعها على المجموعة بعد انتهاء الاجتماع. على الرغم من أن الاجتماعات الرسمية قد لا تكون ضرورية ، إلا أن الملاحظات هي دائمًا فكرة جيدة.
شجع كل مشارك على تدوين الملاحظات أيضًا ، على الرغم من أنه لا يفاجأ إذا لم يفعل البعض. بعض الناس يفضلون استيعاب خلال الاجتماع والانتباه إلى كل ما يقال ، وسوف تدون الملاحظات بعد انتهاء الاجتماع.
تعيين المتابعات
في نهاية معظم الاجتماعات الفعالة ، ستكون هناك بعض المهام التي يجب استكمالها. قد يشمل ذلك المهام التي نشأت من جدول أعمال الاجتماع ، أو المجالات التي تحتاج إلى مزيد من المعلومات للوصول إلى قرار.
خصص دقيقة واحدة لتعيين كل مهمة من مهام المتابعة هذه إلى الأشخاص المناسبين لإكمالها. من خلال تعيينهم على وجه التحديد ، سيتم الانتهاء من ذلك فعلاً ، وسيتحمل شخص ما المسؤولية إذا لم يفعل ذلك. وإلا فإنك تخاطر بأن يكون الاجتماع التالي أقل فعالية لأنه لم يتم التعامل مع كل شيء من الاجتماع السابق.
التعامل مع الاجتماعات عن بعد
مع المزيد والمزيد من فرق التصميم اللامركزية والعمل عن بعد ، أصبح الاجتماع عن بعد أكثر شعبية. في حين أن العديد من نفس الأشياء تنطبق على الاجتماعات الافتراضية التي تنطبق على الأشخاص المحتجزين شخصياً ، هناك بعض الاعتبارات الخاصة.
أولاً ، قد تحتاج إلى معرفة مشاركة الشاشة لبعض أو جميع الحاضرين في الاجتماع. حتى إذا لم تكن مشاركة الشاشة ضرورية ، فقد تحتاج إلى لوحة معلومات افتراضية أو شيء مشابه لمشاركة الأفكار.
من المحتمل أن ترغب في استخدام فيديو الويب ، مثل Skype ، لجعل الاجتماعات البعيدة أكثر شخصية. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تقابل أشخاصًا لم تلتق بهم شخصيًا.
في الاجتماعات الصغيرة ، قد ترغب في تعطيل وظيفة إخفاء الصوت لجعل الجميع أكثر تفاعلاً. قد يكون هذا أيضًا مصدر إلهاء ، خاصةً إذا كان بعض الحاضرين الذين يعملون عن بعد يعملون من المنزل وقد يكون لديهم أشياء أخرى تجري في الخلفية. لذا فكر فيه ، لكن لا تفكر فيه كقاعدة صلبة وسريعة.
مثل اجتماعات العالم الحقيقي ، يجب عليك التمسك بوقت محدد وجدول الأعمال ، والتأكد من بدء وانتهاء اجتماعك في الوقت المحدد.
موارد لاجتماعاتك عن بعد
Google+ Hangouts هي خدمة مجانية من Google ، وهي طريقة رائعة للتحدث وجهًا لوجه ، ويمكنك الاتصال من أي جهاز ، وحتى بدء مكالمة فيديو مباشرةً من Gmail.
سكايب يوفر دردشة فيديو جماعية مثالية للاجتماعات عن بُعد.
Yugma تقدم مؤتمرات مجانية ومدفوعة على شبكة الإنترنت للشركات الكبيرة والصغيرة.
يبيكس من سيسكو ، تقدم اجتماعات افتراضية تبدأ من 19 دولارًا شهريًا فقط (على الرغم من وجود خطة مجانية تسمح لثلاثة أشخاص بالاجتماع). حتى أنها توفر أدوات للتدريب على الويب والأحداث.
Voxwire عبارة عن حل سهل لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت يعمل على الأجهزة المحمولة (بما في ذلك iOS و Blackberry و Android) ولا يتطلب أي تنزيلات.
Spreed تقدم مشاركة الشاشة ، ودعم العرض ، واللوحات البيضاء مع تصدير PDF ، وأكثر من ذلك.
ReadyTalk تقدم مؤتمرات على شبكة الإنترنت والصوت والفيديو ، وحتى تقدم ندوات إلكترونية تلقائية "Simulive".
Mikogo يتيح لك استضافة الاجتماعات وتقديم العروض التقديمية أو حتى توفير الدعم عن بعد مع كل من الحسابات المجانية والمدفوعة.
اذهب للأجتماع توفر مؤتمرات الفيديو ومشاركة الشاشة لما يصل إلى 3 أشخاص مجانًا ، مع حسابات مدفوعة لعدد أكبر من المستخدمين.
GatherPlace طريقة سهلة لعقد مؤتمر عبر الإنترنت يقدم تجربة مجانية لمدة 14 يومًا.
BeamYourScreen يقدم مشاركة الشاشة بسهولة للاجتماعات عبر الإنترنت ، مؤتمرات الويب ، وأكثر من ذلك.
Vyew يقدم تعاونًا مرئيًا في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى عمليات تثبيت.
Twiddla هو عبارة عن "ملعب للاجتماعات" على شبكة الإنترنت لا يتطلب أي إعداد ويوفر إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 30 يومًا.
Sync.in هو معالج نصوص على الإنترنت يقدم ميزات التعاون في الوقت الفعلي.
انضم الي يوفر مشاركة فورية للشاشة مع صوت غير محدود وأدوات فعالة أخرى.
المعسكر يقدم التعاون الجماعي مع الدردشة في الوقت الفعلي. فهو يتيح لك مشاركة النصوص والملفات والتعليمات البرمجية في الوقت الفعلي مع النصوص.
اجتماع زوهو يتيح لك الاتصال ومشاركة الشاشة مع الآخرين ، ويتضمن المؤتمرات الصوتية المدمجة.
ذاب يقدم طرقًا مجانية للالتقاء والمشاركة عن بُعد ، ويعمل مع مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية.
جمهرة يقدم أدوات تعاون متجانسة للفرق الموزعة ، وهو مثالي للأجهزة المحمولة.
Meetin.gs يوفر أدوات جدولة اجتماعات سهلة ويتكامل مع Skype و Hangouts و Lync.
MeetingBurner يقدم البرنامج التعليمي على الويب وأدوات مشاركة الشاشة ، وهو مجاني لما يصل إلى 10 أشخاص بدون الحاجة إلى تثبيت.
استنتاج
تعتبر الاجتماعات موضوعًا خادعًا يمكن أن يؤدي إلى تعزيز نشاطك التجاري وتحسين عملك أو تقليل الإنتاجية وخلق مشكلات أكثر مما يحلها. إن التخطيط الفعال للاجتماعات واستخدام الاجتماعات فقط عندما تكون ضرورية بالفعل هو عادة جيدة للدخول إليها ، وواحد ليس صعبًا على وجه الخصوص.