أصبح التعاون مع العملاء الذين لا تلتقي بهم وجهًا لوجه أمرًا طبيعيًا لمعظم العاملين على الويب. إن صناعتنا هي صناعة حيث لا يمثل العمل عن بعد سوى عدد قليل جدًا من العقبات الحقيقية - حيث يمكن تنفيذ كل جزء تقريبًا من عملية تصميم الويب من خلال راحة المكتب أو المقهى .
نحن محظوظون لأن لدينا هذه المرونة ، لا سيما في الأوقات الاقتصادية الصعبة عندما لا يتناسب مكتب فاخر في ميزانية الأعمال. حتى لو كان لديك مكتب ، فستصل إلى عدد قليل من العملاء غير الموجودين في المبنى. لكنك تكتشف بسرعة أن العمل عن بعد له عيوبه.
بدون تفاعل مباشر وجها لوجه ، من السهل أن تتطور مشاكل التواصل الرئيسية ... في كثير من الأحيان دون أن تعرف حتى يفوت الأوان. تجنب الانهيار الرئيسي بهذه النصائح البسيطة.
ثقة العميل ستجعل أو تكسر مشروعًا. بدونها سوف تقضي ساعات طويلة في شرح أفكارك والدفاع عنها. من السهل بناء الثقة عندما تجتمع مرة في الأسبوع لتقديم عملك والإبلاغ عن تقدمك ، ولكن كيف تفعل ذلك مع شخص ما على بعد 10 آلاف ميل؟
أولاً ، قدم نفسك - ولا أقصد إرسال رابط إلى محفظتك. أرى مصممين يتخطون هذه الخطوة في كل وقت ، ولكن من الضروري. قبل الغوص في أي عمل ، حدد موعدًا لعقد اجتماع سريع. مؤتمر الفيديو مثالي - أوصي سكايب - ولكن إذا لم يتمكنوا من إدارتها ، فستعمل مكالمة هاتفية أيضًا تقريبًا. إذا كنت في مناطق زمنية مختلفة ، استيقظ لطيفة ومبكرة (أو اذهب للنوم في وقت متأخر جداً) لاستيعابهم.
الذهاب في طريق الفيديو؟ تأكد من أنك ترتدي ملابس مناسبة وتبدو بيئتك محترفة. عندما تحصل على المكالمة ، خذ بضع دقائق لتقديم نفسك وإبراز إنجازاتك بالطريقة التي تريدها إذا تم جمع كل شخص حول طاولة المؤتمرات وكنت تقف في مقدمة الغرفة. حتى لو كانوا يعرفونك وعملك ، فهناك تذكير جيد بأنك محترف يعمل هذا من أجل لقمة العيش ... شخص يجب أن يكون ذا قيمة وموثوق به.
هناك طريقة أخرى لتأسيس الثقة في وقت مبكر من هذه العملية وهي جعل العميل يشعر بأنه متورط . اطرح أسئلة تجريبية واستخدم العصف الذهني معها قبل أن تقترح أي حلول. إذا كنت قصيرًا في وقت الاجتماع ، فقم بإرسال استبيانات ليملأها. عندما يحين وقت تقديم العمل ، تأكد من أن حلولك تعكس بعضًا من أفكارهم على الأقل واشرح لهم كيفية دمج الفكرة. هذا يدل على أنك تستمع. مثل أي علاقة إنسانية ، هذه نصف المعركة.
أعرف الكثير من المستقلين الذين يقبلون العمل دون عقد لأنه لا يوجد شيء ممتع في صياغة هذا النوع من الوثائق. إنه غبي بغض النظر عن أي شيء ، ولكن عندما تعمل عن بعد ، فإن هذا أمر خطير للغاية. قد تفلت منها لسنوات ، ولكن عاجلاً أم آجلاً ، ستتعرض لكارثة كان من الممكن تجنبها لو كنت تضايق من الحصول على بعض النقاط الأساسية.
كقاعدة عامة ، إذا قمت بتقدير الإنفاق أكثر من 10 ساعات في مشروع ، فسوف أقوم بصياغة عقد والحصول على توقيع العميل قبل بدء العمل. لا يجب أن تكون معقدة ، ولكن يجب أن تتضمن دائمًا ما يلي:
لست متأكدا من أين تبدأ؟ AIGA يوفر الشكل القياسي للاتفاقية لخدمات التصميم يمكنك تخصيصها لاحتياجاتك.
هذا مهم لكلا الجانبين. أنت تعرف بالفعل أنك تحتاج إلى مواعيد نهائية للحفاظ على المسار الصحيح ، ولكنك تحتاج إلى إعدادها للعميل أيضًا. يسأل عن ردود الفعل في الوقت المناسب يبقي المشروع المضي قدما. في كل مرة تقوم فيها بإنتاج شيء يتطلب ردود فعل أو تسجيل ، ضع مهلة قصيرة الأجل وتأكد من توثيقها في مكان ما . إذا سمح العميل بإنقضاء المواعيد النهائية بشكل متكرر ، فلا يمكنه تقديم شكوى عند تسليم المشروع.
إن وجود مواعيد نهائية يحفز العملاء للتركيز على عملك ، وهو ما قد يكون أحد مشاريع zillion التي تجلس على مكتبهم والتي تحتاج إلى الاهتمام. إنها أيضا طريقة خفية لطلب (والحصول على) الاحترام.
نظرًا لأنك لا تلتقي وجهاً لوجه (وربما لا تستدعي الكثير أيضًا) فإن التفاعلات المحدودة التي لديك لها أهمية بالغة. تأكد من صياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل بعناية ؛ أدرك أن كل كلمة تكتبها تتضخم وأن حس الفكاهة الجاف لن يكون جيدًا. من الأفضل أن تكون واضحًا .
لا تغمر عملاءك برسائل البريد الإلكتروني التي لا داعي لها ، ولكن تأكد من التواصل بما يكفي لإبقائهم يشعرون بالراحة مع تقدمك . تسجيلات سريعة ومنتظمة تساعد في تعيين الجميع بسهولة. إذا كنت تعتقد أن العميل مرتبك ، فاختر الهاتف وقم بإجراء محادثة حقيقية. ستندهش من مقدار ما يمكن إزالته خلال دقيقتين عندما لا تحاول شرحه عبر البريد الإلكتروني.
احتفظ بنسخة من جميع مراسلاتك للرجوع إليها في المستقبل - فأنت لا تعرف متى قد تحتاج إليها.
هناك الكثير من الأدوات الرائعة للتعاون مع العملاء عبر الإنترنت. اختر تلك التي تعمل بشكل أفضل في العملية الخاصة بك واستخدمها دينياً. الإصرار على أن العميل يستخدمها أيضًا.
لقد واجهت عددًا قليلاً من العملاء الذين لا يريدون إزعاجهم لتسجيل الدخول إلى أداة جديدة - فهم يفضلون إرسال البريد الوارد بالبريد الإلكتروني بعد البريد الإلكتروني بعد البريد الإلكتروني. المشكلة هي أن البريد الإلكتروني لا يفعل الكثير لإبقاء الجميع على نفس الصفحة. ما لم يكن لديك مدير مشروع مخصص ، احصل على أداة لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت . أنشئ قوائم مهام ، وعيّن معالم ، واستمر في المناقشات في مكان عام ، حيث يمكنك الرجوع إليها بسهولة.
معسكر القاعدة هي واحدة من أدوات إدارة المشاريع على شبكة الإنترنت الأكثر استخداما على نطاق واسع هناك ، ولسبب وجيه. إنه رخيص ، إنه سهل الإعداد ، ليس لديه مجموعة من الصافرات الإضافية التي لا تحتاجها ، ويجد العملاء أنها بديهية مما يعني أنهم سوف يميلون في الواقع لاستخدامها. لديها قوائم مهام ، ومراحل ، ومركز رسائل ومستودع ملفات ، وحتى تتبع الوقت. هي احتمالات أنها سوف تغطي معظم احتياجاتك. هناك الكثير من أدوات إدارة المشاريع الأخرى عبر الإنترنت إذا لم يكن Basecamp شيئًا. محاولة huddle.net أو wrike.com .
تتضمن أدوات التعاون الإضافية عبر الإنترنت التي قد تجدها مفيدة ما يلي:
اتبع هذه الخطوات وأنت في طريقك لتجنب الصراعات الكبرى والحفاظ على مشروعك على الطريق الصحيح. ترقبوا النصف الثاني من هذه المقالة و 5 طرق أخرى للعمل بنجاح مع العملاء عن بُعد.
مكتوبة حصريًا لـ WDD بواسطة Mindy Wagner.
ما هي بعض التحديات التي تواجهها عند العمل مع عميل عن بعد؟ يرجى مشاركة تعليقاتكم أدناه ...