تهانينا! لقد ربحت عملاً ، وعملت بجد لإنتاج موقع رائع ، وكان العميل سعيدًا بالنتائج. الآن ، أليس من الجميل أن تدفع؟
على الرغم من أن الفواتير قد لا تبدو أكثر إثارة للمشاعر ، إلا أنها من دون شك واحدة من أهم المجالات لكل عمل. تعكس فاتورتك العلامة التجارية الخاصة بك ، ويعزز مهنيتك ، هو نقطة بيع إضافية لكسب المزيد من العمل ، والأهم من ذلك يحصل لك تدفع. افعل هذا خطأ ، ولن تكون في العمل لفترة طويلة.
يكافح العديد من أصحاب الأعمال الحرة وأصحاب الأعمال الصغيرة في إنشاء الفواتير ، خاصة أولئك الذين يفعلون كل شيء لأعمالهم بأنفسهم.
في المنشور التالي ، سأحاول توضيح هذه العملية بالإضافة إلى بعض المصطلحات والممارسات المرتبطة بها ، مع تجنب أي مصطلحات حسابية. بالإضافة إلى ذلك ، سأعطيك 10 نماذج فاتورة جميلة يمكنك تخصيصها واستخدامها على الفور وسوف أعرض عليك بعض الأدوات الرائعة التي من شأنها تبسيط حياتك ومساعدتك على الفاتورة مثل المحترفين.
فاتورة ، أو فاتورة ، هي مستند تجاري صادر من البائع ، يستلمه المشتري ويتضمن تفاصيل مثل الأسعار وكميات السلع وطرق الدفع ، والحد الأقصى للفترة التي ينبغي للمشتري الدفع فيها.
البائع هو البائع أو مزود الخدمة ، في حين أن المشتري هو العميل أو العميل.
هذه الوثيقة مهمة لكلا الطرفين لأن البائع يحتاج إلى الاحتفاظ بنسخة كسجل لمبيعاتهم ، ويحتاج العميل إلى الاحتفاظ بنسخة كسجل لعملية الشراء.
يشير إرسال الفاتورة إلى أن "شخصًا مدينًا لك بالمال" وأن استلام فاتورة يشير إلى "أنك مدين لهم بالمال".
يجب أن تكون نظرة فواتيرك ولغتها متوافقة مع بقية علامتك التجارية والرسالة التي تود تقديمها. يجب أن يتطابق مع تصميم بطاقة عملك ، رأس الرسالة ، سطر الوصف ، حتى ألوان موقعك.
على الرغم من أن بنية الفاتورة تعتمد على الصناعة ، فهناك بعض العناصر والقواعد العامة التي يجب اتباعها.
لتذكر ذلك بسهولة أكبر ، يمكنك تقسيم الفاتورة إلى 6 أقسام مختلفة:
يحتوي على تفاصيل عن شركتك (أو اسمك الكامل إذا كنت مستقلاً) ، وشعار الشركة ، وتفاصيل الاتصال ، ومعلومات الدفع ، إلخ.
إذا كانت شركتك تحمل وضعًا قانونيًا محددًا ، على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة في الولايات المتحدة ، أو كانت محدودة في المملكة المتحدة ، يجب عليك تضمين المعلومات الخاصة باختصاصك القانوني ؛ هذا يعني عادة العنوان الرسمي ورقم التسجيل ، ولكن القواعد تختلف لذلك تحقق مع مكتب الضرائب المحلي.
في أوروبا ، إذا كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة ، يجب عليك تضمين رقم ضريبة القيمة المضافة أيضًا.
هنا يمكنك تحديد خيارات الفاتورة مثل تاريخ الإصدار - تاريخ الفاتورة ، صافي الشروط ، تاريخ الاستحقاق ، العملة ورقم أمر الشراء.
في مجال الأعمال التجارية ، يستخدم مصطلح 30 صافي للإشارة إلى الدفع في غضون 30 يومًا ، أو من الشائع تمامًا أن نرى 10/15 ، صافي 30 وهو طريقة أخرى لتخفيض خصم 10٪ إذا تم الدفع في 15 يومًا ، والصافي المستحق خلال 30 يومًا.
ومع ذلك ، قد لا يعرف الأشخاص الذين هم أقل وعيًا بمصطلحات الأعمال ما يعنيه هذا ، لذلك اعتمادًا على من هو المشتري ، قد يكون من الأفضل استخدام اللغة الإنجليزية البسيطة بدلاً من ذلك: "الرجاء ملاحظة أن الدفع مستحق في أو قبل 07/09/2013 ".
ضع في اعتبارك أيضًا أن تنسيقات التاريخ تختلف على الصعيد الدولي - قد يعني الدفع المستحق 07/09/2013 الدفع في شهر يوليو أو سبتمبر اعتمادًا على موقع العميل - وذلك لتجنب أي غموض يعتبر تعبيرًا رسميًا أكثر مثل 9 يوليو 2013.
مصطلح آخر قد يسبب الارتباك هو "عند استلام". أنتجت Freshbooks دراسة مثيرة للاهتمام الذي يقول أن العديد من الأشخاص يبدون وكأنهم يفسرون هذا "كلما شعرت به".
يبدو الأمر كما لو أنهم يتلقون فاتورة تحتوي على عبارة "مستحقة الدفع عند الاستلام" ، ثم يتم تفريغها على الفور في خانة "كلما". وبدلاً من ذلك ، فإن استخدام مصطلحات محددة مثل "21 يومًا" يبدو أنه يركز على عقلية العميل حول إطار زمني محدد ، وسيجعلك تدفع فعليًا بشكل أسرع من طلب الدفع الفوري. - زاك ماثيو
يحتوي هذا الجزء على اسم وعنوان العميل الذي تستخدم نظام الفواتير. إذا كنت تخاطب شركة متعددة المكاتب فأنت بحاجة إلى تحديد الشخص المناسب أو الإدارة. قد لا يكون هذا هو الشخص الذي تواصلت معه خلال المشروع ، لذا لكي تتقاضى رواتبك بشكل أسرع ، تأكد من سؤال من سيتعامل معك.
عادةً ، تشير كلمة Invoice إلى العنوان ، ولكن اعتمادًا على النوع ، يمكن أيضًا أن يكون الفاتورة ، فاتورة الضرائب ، Pro-Forma ، الفاتورة السريعة إلخ. إذا كنت في شك ، التزم بالفاتورة.
رقم الفاتورة هو معرف مرجع فريد ويتم استخدامه في حالة المراسلات. القاعدة هي عدم استخدام نفس الرقم لوثائق متعددة.
في بعض الولايات القضائية ، يكون من الضروري أن ترتفع أرقام الفواتير الخاصة بك بترتيب زمني. لكن ، ليس من الضروري أن يكونوا متتابعين. إذا كنت لا تريد أن يعرف عميلك مدى عبور العمل في مكتبك ، فاحرص على زيادة رقم الفاتورة برقم عشوائي في كل مرة تكتب فيها فاتورة جديدة: ستكون فاتورتك الأولى هي "00007" ، والفاخر التالي هو "00012" ، ثم "00014" وهكذا.
يمكنك أيضًا عمل رموز في رقم الفاتورة لتنشيط ذاكرتك. على سبيل المثال ، يمكن ترجمة 2013-06-WDD-002 على أنها "فاتورة ثانية لموقع Webdesigner Depot في يونيو 2013". هذا يعتمد عليك كن مبدعًا وابحث عن نظام ترقيم يناسبك بشكل أفضل.
يجب أن تصف القائمة المفصلة بوضوح ما تقوم بشحنه - اسم / وصف المنتج أو الخدمة ، الكمية ، سعر الوحدة ، الخصم (عادة ما يتم إعطاؤه كنسبة مئوية) ، الضريبة والمبلغ الإجمالي المدفوع.
يجب أن يتطابق الوصف مع الشروط التي وافقت عليها مع عميلك ، لذلك كن محددًا قدر الإمكان. تحقق دائمًا من الأخطاء الإملائية والنحوية أو الأخطاء الحسابية لأنها تخلق انطباعًا ضعيفًا وقد تتلف سمعتك. في الواقع ، تحقق مرة أخرى من فاتورتك قبل إرسالها.
شيء آخر يجب أن تفكر فيه هو إدخالات سعر الكمية والوحدة والتحقق من القواعد. على سبيل المثال ، بالنسبة للشركات التجارية في المملكة المتحدة ، إذا كانت شركتك مسجلة باسم VAT ، فإن قواعد HMRC حول فواتير ضريبة القيمة المضافة تنص على أنه يجب عليك تضمين السعر لكل وحدة في فاتورتك.
إذا قمت بالسداد بالساعة ، فقد تحدد مقدار الساعات التي قضيتها بالإضافة إلى سعر الساعة.
يجب حساب المجاميع الفرعية والإجماليات مع تصنيف الضرائب أسفل الجدول.
تأكد من أن كل شيء واضح كاليوم ، لأنه إذا لم يتمكن العميل من تحديد إجمالي المبلغ الذي يطلب منه دفعه ، فمن المرجح أن تكون فاتورتك في نهاية المطاف في "التعامل مع اللاحقة".
هذا مربع لرسالة مخصصة أو ملاحظة توضح شروط الفاتورة بشكل أكثر شمولاً. على سبيل المثال ، إذا كنت تقبل أكثر من طريقة دفع ، فيمكنك هنا تحديد أيهما تفضل. هل هو شيك أو تحويل مصرفي أو PayPal؟
علاوة على ذلك فهي مكان مثالي لإظهار التقدير. تذكر ، أن تكون الأمور مهذبة ويمكن أن تدفع لك بشكل أسرع. تدعي بعض الدراسات أن "شكراً" بسيطاً يمكن أن يزيد نسبة الفواتير المدفوعة بسرعة بأكثر من 5٪. على نحو مماثل ، يمكن ترجمتها إلى الكثير من النقد في السنة.
على الرغم من أن رسوم التأخير ليست الطريقة المفضلة لطلب الدفع في الوقت المحدد ، تذكر أنه يمكنك هنا تحديد ذلك أيضًا. على سبيل المثال: "الفائدة المتراكمة بنسبة 5٪ كل شهر بعد ذلك".
فاتورتك هي أداة تسويقية مخفية. فقط تخيل كم سيكون عظيمًا إذا تمكنت من جعل المستند الخاص بك بارزًا بين 100 عنصرًا آخر. أنا شخصياً أكثر اهتماما بالعمل مع العملاء الذين يرسلون لي فواتير إبداعية. فاتورة مصممة بشكل جيد يمكن أن تجعل من دواعي سروري.
للبدء ، قمنا بإعداد 10 قوالب لتنزيلها مجانًا ، تذكر إدراج علامتك التجارية الخاصة وتخصيص الصياغة لفاتورة فعالة.
كيف تقوم بفاتورة العملاء؟ ما هي النصائح التي ستشاركها للحصول على راتبك في الوقت المحدد؟ اسمحوا لنا أن نعرف في التعليقات.