مفتاح النجاح هو ملخص إبداعي
من المؤسف أن أكبر مشكلة يواجهها المستقلون ، هي الخلافات مع العميل بمجرد بدء المشروع.
يبدو - بالحكم على مقدار المشاكل التي سمعها المصممون المشكوون - أن المصطلحات والتغييرات والاتجاهات والمدفوعات في كثير من الأحيان لا تصبح عقبات على طريق علاقة عمل سلسة وناجحة ، وعادة ما تنتهي ما يمكن أن يكون علاقة مستمرة بين المستقل ، والعميل.
هناك طريقة بسيطة ومنطقية ومحترفة لكلا الطرفين لفهم بعضهما البعض بشفافية كاملة. للأسف ، إنها خطوة تخطي العديد من التصميمات.
أين تقف معظم التصميمات على الأوراق؟
وفقا لحدث الدراسة الاستقصائية ، 39٪ من المصممين لا يطلبون من العملاء التوقيع على خط منقط (أو أي) ، لتنفيذ مشروع. من المفهوم الآمن إلى حد كبير أن الملخص الإبداعي الرسمي هو شكل آخر لا تستخدمه معظم التصميمات.
يكشف نفس استطلاع الرأي أن المصممين يفضلون العملاء الذين يعرفون ما يبحثون عنه في بداية مشروعهم التصميمي ، وأن يسجلوا نقاطًا مع المصممين. 51٪ من المصممين الذين شملهم الاستطلاع يعتبرون أحد أهم الخصائص في العميل.
إن فرصة الإبداع ، وتصميم شيء رائع يحفز 62٪ من المصممين على تنفيذ مشروع ، مقارنةً بنسبة 48٪ يتأثرون بفواتير الأجور و 6٪ فقط ممن يعتبرون مفتاح بروز العميل.
يقول 48٪ من المصممين إن الافتقار إلى ردود فعل مفيدة هو من بين أكبر التحديات التي يواجهونها في العمل مع العملاء ، بينما يشير 42٪ إلى افتقار العملاء إلى الاتجاه ، و 25٪ يشيرون إلى التوقعات غير الواقعية باعتبارها عقبات رئيسية.
مع كل هذا في الاعتبار ، كيف يمكن لمصمم ، أو تصميم الموظفين ، تحقيق كل هذه ، وحماية حقوقهم ، وعقلانية؟ الجواب هو موجز إبداعي.
لماذا يحل الموجز الإبداعي المشاكل
اطلب من شخص ما توقيع عقد ، وعادة ما يكون لديه سبب لماذا لا يريد التوقيع. يحتوي العقد على قواعد صلبة وسريعة لنهاية أعمال المشروع. مدة التنفيذ ، وتغيير الرسوم ، والمدفوعات ، وحقوق الاستخدام هي بعض العناصر المنصوص عليها في العقد. مع صياغة حذرة ، يمكن أن يشتمل موجز إبداعي على جميع هذه المعلومات أيضًا!
عند الجلوس لأول مرة في المكتب ، أو غرفة الاجتماعات الخاصة بالعميل ، أو اجتماع اللاعبين المختلفين في شركتك ، فقد حان الوقت لبدء تدوين الملاحظات حول ما يقال ، وطرح أسئلة معينة ، و ... تحديد المتطلبات ، والحدود.
في إحدى الشركات ، التي كانت شركة كبيرة للغاية ، كنا جميعًا نجلس في قاعة المؤتمرات لاجتماع مشروع. سوف يستمع كل رئيس قسم إلى نطاق المشروع ، والنتائج المرجوة. مثل كل لغز ، تعتمد كل خطوة على كل قسم يفي بالمعالم التي حددت بحيث يمكن للإدارة التالية أن تلتقطها ، وتزود العناصر المطلوبة فقط التي يمكن أن توفرها ، وهكذا في جميع أنحاء الشركة حتى تقع على قسم الفن.
إذا استغرق قسم ما وقتًا طويلاً جدًا من جانبه ، مثل البرج ذي الجزء المفقود في المنتصف ، سيبدأ المشروع في الانهيار. لسوء الحظ ، سيكون دائما قسم الفنون الذي سيتم سحقه تحت وزن الحزم الصلب من عدم الكفاءة ، التي توفرها الإدارات الأخرى.
وخُصص الموجز الإبداعي ، المكتوب ، والمرسَل من قبل قسم الفن ، ليحمل الناس المسؤولية. في الاجتماعات العادية خلال المشروع ، أصبح من الأسهل أن نطلب من الإدارات الأخرى حيث وقفوا على معالمها ، ولماذا كانت متأخرة حتما. مع وجود قائد متعاطف وقوي للمشروع ، والمسؤولية ، والمواعيد النهائية للاجتماعات ، سيحرصون على ألا يمتلك المبدعون أسبوعًا لإنشاء المشروع النهائي عندما تستغرق الأقسام الأخرى أسبوعين فقط من مشروع يستغرق شهرين.
يبدو أن هذا هو الإجراء القياسي في معظم الشركات. من النادر أن يستطيع مدير المشروع أو سيحافظ على حكمه على مراحل. من النادر أن يكون هناك مدير مشروع محترف في الشركات. عادة ، يتم تعيين شخص ما كمدير مشروع ، وقد لا يكون لديه خبرة كافية ، أو مستوى الشركة للمطالبة بالتزام صارم بالمراحل المهمة في المشروع. في بيئة الشركات ، عادة ما يؤدي ذلك إلى مشاكل في تنفيذ مشروع في الوقت المحدد. في الوضع المستقل ، يكون وقتك هو أموالك ، وعندما ينتهي الأمر بالعمل إما أسبوعًا إضافيًا ، أو حتى رسومًا ثابتة ، أو محاولة فرض رسوم لساعات إضافية ، أو العمل بجهد كبير لتحديد موعد نهائي ، فستكون هناك حالة خاسرة بالنسبة لك ، ويمكن أن يؤدي إلى مشروع ربما لن يكون أفضل عمل لديك. في النهاية سوف تحصل على اللوم ، وعلى الرغم من الظلم ، حسنا ... نرحب بالعمل!
لذا ، كيف تحمي سمعتك ، وإمكانات الدخل ، وتظهر نفسك لتكون بائعًا ثمينًا لأحد العملاء ، أو مدير مشروع مختص لمدير شركتك؟ ابدأ بموجز إبداعي واضح وموجز وقبضة حديدية! إذا تم كتابتها بشكل صحيح ، فإن المعلومات التي تدرجها لن تدخر وسعاً دون سؤال دون إجابة. انها ليست صعبة حقا.
على المدى الطويل ، يعزز موجز إبداعي كامل وواضح الشفافية لجميع الأطراف ، وهذا أحد الأشياء التي يقدرها العملاء في مشروع إبداعي ، حيث لا يفهمون تمامًا العملية الإبداعية.
كيف تبدأ
لم يكن الكمبيوتر ، كما وعدنا ، يجعلنا مجتمعًا بلا أوراق. الاتصالات الرقمية تضاف إلى نقص الذاكرة لدى الناس. حلت أجهزة الكمبيوتر ، بشكل كبير ، قدرتنا على تذكر وتخزين المعلومات في أدمغتنا الخاصة. مثال على ذلك عندما لا يتذكر العميل أنك تقول شيئًا ما على بريد إلكتروني ، مثل طلب الحصول على أموال ، أو محاولة معرفة سبب اتخاذ فترة الثلاثة أيام لاتخاذ قرار بشأن التصاميم النهائية لمدة 17 شهرًا.
المنظمة هي المفتاح. عندما بدأت مسيرتي المهنية الأولى في العمل ، وأعمل على العمل الحر ، وعلى الموظفين ، كنت سأقوم بإنشاء مجلد وظيفي لكل وظيفة ، وكل مهمة ، ومشروع. لقد بدأت بوضع علامة على المجلد ، ومن ثم وجود ملخص إبداعي قصير مكتوب على الجزء الخارجي من المجلد. أدرجت ما يلي:
- اسم المشروع.
- تاريخ تلقيتها.
- تاريخ استحقاق المشروع.
- من شارك في المشروع ، وأسمائهم ، وأرقام هواتفهم / إضافاتهم ، وعناوين بريدهم الإلكتروني.
- معالم للمواد اللازمة من هؤلاء الناس.
- من هناك ، أثناء سير المشروع ، كنت أكتب ملاحظات حول ما يحدث على أساس يومي.
- هل كنا في الوقت المحدد؟
- هل كانت هناك تغييرات مطلوبة ومن قبل من؟
- ما هي النقاط الهامة التي تم تفويتها ، ومن الذي؟
- عندما تم تسليم الملفات ، ولمن.
ضمن مجلدات الملفات هذه ، وضعت جميع المطبوعات الخاصة بمراحل التصميم ورسائل البريد الإلكتروني من الإدارات / الأشخاص الآخرين وأي شيء آخر متعلق بالمشروع. أثنى معظم مديري على "معرفتي بمكان المشروع في أي وقت".
في أحد أصحاب العمل ، حيث تم تشجيع عدم الكفاءة من خلال تفشي بيتر المبدأ ، قيل لي ملف المجلدات ، "جعل الناس العصبي."
بالطبع كان الناس متوترين. انها تحمل الناس للمساءلة. إنه ليس أن المجلدات تم إعدادها لإحراج الناس ... حسناً ، أعترف أنها جزء منها لأن لعبة اللوم كانت كبيرة في تلك الشركة ، وكان علي أن أحمي نفسي من مؤشرات الأصابع الكاذبة ، التي أغضبت حقاً لا نهاية لها ، ولكنها كانت أيضًا الطريقة الوحيدة للحفاظ على سجل التسليم بنسبة 100٪ في الوقت المحدد.
والحقيقة الواضحة هي أن هذه المجلدات كانت لا تقدر بثمن للتوفيق بين ما كان يجري في بعض الأحيان دزينة من المشاريع في وقت واحد. تعدد المهام ليس أكثر من تنظيم ، وهناك أدوات يمكن للمرء استخدامها لتلك المنظمة. "مجلدات الأدلة ، واللوم" ، كما أشار رئيسه إليهم ، كانت لا تقدر بثمن.
في حين كانت هذه بعض المخططات الإبداعية الخاصة إلى حد ما بالنسبة لي ، فمن الأفضل ، عند إدارة مشروع ، وخاصة على أساس مستقل ، أن يكون لديك ملخص مكتوب للجميع للاحتفاظ بمجلداتهم الخاصة ، إذا كان لديهم واحد.
خلق موجز
لقد بحثت في ملخصات إبداعية أخرى متوفرة على الويب وبصراحة ؛ أنا لا أعجب بما رأيته. الأمثلة المتوفرة لا تغطي بشكل كافٍ السماح للعميل بمعرفة جميع الخطوات كما أنها لم تغطي نهاية المشروع. إليك نبذة مختصرة يمكنك استخدامها كقالب لمشروعك التالي:
معلومات الاتصال بالعميل / العميل:
الاسم ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني للشخص أو الفريق من جانب العميل.
مشروع:
عنوان المشروع
أُعدت بواسطة:
الاسم ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني للشخص المسؤول عن إدارة المشروع الداخلي.
خلفية / لمحة عامة:
وصف تفصيلي لكل شيء يجب القيام به! وتشمل على الاطلاق كل شيء يمكن أن تفكر في أن تدرج حتى يمكن أن تدفع فواتير أي زحف على حدة.
الجدول الزمني / معالم:
وقت البدء: Date goes here.
يقوم العميل بتسليم الصور / الشعارات للكتيب ، لافتة الويب ، وموقع الويب. جميع نسخة تدقيق تسليمها من قبل العميل.
المعلم الأول:
اسكتشات لتصميم جميع المكونات - (التاريخ المحدد).
مراجعة / موافقة العميل قبل (التاريخ المحدد).
رسومات منقحة تم تسليمها في (التاريخ المحدد).
مراجعة / موافقة العميل قبل (التاريخ المحدد).
* المزيد من المراجعات سيغير معالم. سيتم إعادة تقديم الموجز المعدل إلى العميل.
المعلم الثاني:
تصميم المرحلة الثانية - (تاريخ التحديد).
مراجعة / موافقة العميل قبل (التاريخ المحدد).
الصور المنقحة التي تم تسليمها من قبل (تعيين التاريخ).
* المزيد من المراجعات سيغير معالم. سيتم إعادة تقديم الموجز المعدل إلى العميل.
المعلم الثالث:
(تاريخ التحديد)
عرض التصاميم المكتملة للعميل للعرض / الموافقة.
* المزيد من المراجعات سيغير معالم. سيتم إعادة تقديم الموجز المعدل إلى العميل.
المعلم الرابع:
(تاريخ التحديد)
التحميل ، أو التسليم إلى الطابعة (تاريخ التحديد).
المدفوعات:
الرسوم: $ (إجمالي الرسوم للمشروع)
الإيداع: $ (رسم محدد - يجب أن يكون ثلث إلى نصف إجمالي الرسوم). الإيداع المستحق في وقت البدء.
المرحلة الأولى: $ (النسبة المئوية من إجمالي الرسوم)
المعلم الثاني: $ (النسبة المئوية من إجمالي الرسوم)
المرحلة الثالثة: $ (النسبة المئوية من إجمالي الرسوم)
المعلم الرابع: $ (* من الناحية المثالية ، يجب أن تكون هذه هي النسبة النهائية من كامل رسوم المشروع)
* سيتم احتساب التغييرات بعد الجولة الأولى (مزيد من التغييرات) بشكل منفصل بمعدل $ (معدل الساعة المحدد) في الساعة.
حقوق:
يشتري العميل جميع الحقوق في التصميم / حقوق الطبع والنشر للأعمال المقدمة. نقل حق المؤلف مشروط بالدفع الكامل.
هذا ، بالطبع ، هو مجرد أساسيات كمثال. وكلما أدرجت في القائمة ، في أصغر التفاصيل ، كلما كنت ستحمي نفسك من "سوء الفهم" مع استمرار المشروع. أكبر مشكلة في أي مشروع هي "لكنني قلت ..." أو "أعتقد أن هذا سيكون ..." وشعبية على الإطلاق ، "اعتقدت أننا سنضيف هذا؟"
في حين ينص العقد على الحقوق والمدفوعات والوعود التي يتم الاحتفاظ بها فقط من خلال الصياغة القانونية ، يعرض موجز مبدئي جميع الأطراف كيفية سير المشروع ، والأهم من ذلك ، كيفية إجراء الدفعات. مع العقد ، قد يراه الناس في بداية المشروع ، ولكن لن ينظروا إليه مرة أخرى حتى تهدد بمقاضاتهم لخرق اتفاقيتك. يذكر الموجز الإبداعي الأشخاص في كل خطوة من الطريق التي لن تعمل بها مجانًا ، وستكلف التغييرات الزائدة أكثر.
ومع ذلك ، قد يحتاج موجز إبداعي إلى تضمين التركيبة السكانية للجمهور / المستهدف. على الرغم من أنني لم أختبرها بنفسي ، فقد سمعت من مصممين آخرين عن العملاء الذين وضعوا معايير تصميم المشروع ، ولكنهم يشتكون لاحقًا من أن هذا العمل لا يعكس قاعدة عملائهم.
اجعل اللغة واضحة
أحد الأمثلة التي يمكن أن أتحدث عن سوء فهم لغوي كان رئيس الشركة الذي استمر في استخدام كلمة "متطورة" لمشروع تصميم. مع كل رسم تصميم ، قالت ، "لا ، لا ، لا! اريد متطورة!
بعد أحد عشر محاولة "متطورة" ، طلبت منها أخيرًا أن أعرض بعض الأمثلة على ما أحبته ، وسأعتبره مصدر إلهام. بعد أن أشارت إلى بعض الأمثلة ، أدركت أنها كانت على خطأ ، ومكسرات شديدة! ما كانت تريده حقاً هو شيء غريب الأطوار هذا مثال عظيم ، ومؤلِم ، على سوء الفهم ، ومقدار العمل في كلمة واحدة - يمكن أن يسببها أحد الأوصاف. كنت موظفا في الشركة ، لذا لم تكن كبيرة من صفقة كما لو كانت مهمة مستقلة ، والتي كانت ستكون كارثة إذا كانت رسوما ثابتة. لقد كان مجرد مضيعة للوقت ، وعلامة ظهرت في مراجعة الأداء السنوي ، "فشلت في إشباع رغبات الرئيس في إحدى عشرة جولة من التغييرات".
هذا شيء آخر يجب تضمينه في الموجز الإبداعي. يمكن أن يساء تفسير الكلمات ، أو يساء استخدامها. في بعض الأحيان يستخدم الناس أيديهم لوصف ما يريدون ، وتحريكهم إلى الأعلى ، والهبوط ، والحركة الجانبية لتحديد الحجم ، والتخطيط ، أو "التطور". وظيفتك ، كقائد إبداعي ، هي الانسحاب من الهذيان الغريب ما هو إنها تعني حقاً ، ووضعها في المذكرة المكتوبة بحيث لا توجد جولات إضافية من التصميم تقلل من رسومك ، أو تأخذك بعيداً عن المشاريع الأخرى.
تعد الخصائص الديمغرافية نقطة مهمة أخرى لتوضيح الملخص الإبداعي. من هو الجمهور المستهدف؟ قد تكون الإجابة "الجميع" ، وقد يكون "الرجال الذين تتراوح أعمارهم بين 18 و 28 عامًا يعيشون في قبو والديهم".
تذكر أن تسأل هذه الأسئلة حتى عندما تكون مستعدًا لكتابة موجزك لتقديمه للعميل ، فلن تكون هناك ثغرات قد تؤدي إلى تحريك المشروع على الطريق. إذا كان هناك أي ثغرات ، أو سوء فهم ، فإن الوقت ... والمال ، سيخرج من نهايتك ، ويمكن أن يضيف ما يزيد على عام إلى آلاف الدولارات.
عندما تنشأ مشكلة
أي شخص يخبرك بأنهم لم يواجهوا مشكلة في مشروع التصميم هو كاذب أو ذهاني. هناك مشاريع تتعارض مع أسئلة معينة سواء أثناء أو بعد اكتمال المشروع. عادة ما يحصل على دفعات عندما يتساءل العميل عن مقدار العمل الذي تم إنجازه بالفعل ، ولماذا يكلف المشروع أكثر من 79 دولارًا أميركيًا.
على محمل الجد ، نحن نضحك على هذا البيان ولكننا جميعًا نعرف أنه حقيقي. في الحالات التي يجب عليك فيها الجلوس مع العميل ، والاطلاع على جميع جوانب المشروع ، وإظهار إثبات الطلبات والتغييرات والتكاليف التي تكبدتها ، سيحمل المجلد جميع الإجابات. بطبيعة الحال ، قد لا يوافق العميل على أن الإجابة التي أرسلها في رسالة إلكترونية ، تخبرك بأن جميع التصاميم قد تمت الموافقة عليها هي في الحقيقة ما تعنيه ، لكن ذلك يؤدي إلى طريق آخر - المحكمة.
إذا كنت مجبرا على الذهاب إلى المحكمة أو الوساطة ، فإن مجلد المشروع هو حلم قانوني - ربما هزة الجماع! كل شيء في الكتابة ، في مكان واحد وعلى استعداد لتقديمه كسجل لكل خطوة. حتى إذا لم يكن لديك عقد (يجب أن يكون لديك واحد!) ، فإن مجلد المشروع ، وسوف يظهر الموجز الإبداعي القصد والاتفاق والخطوات المتخذة لإكمال المشروع.
ستجد أيضًا أن الملخصات الإبداعية مفيدة للعملاء المتكررين. في تصميم الويب ، من المهم الاحتفاظ بالعملاء لخدمة احتياجاتهم المتغيرة باستمرار على الويب. مع تطور التكنولوجيا وتنامي الشركات ، يعمل الموجز الإبداعي الأصلي على تذكيرك بكيفية تفضيل العميل للعمل معك. يمكن لمراجعة ملفات المشاريع السابقة ، كما يمكن لمذكراتك أن تذكرك أيضًا عندما يحين وقت الاتصال بأحد العملاء لعرض التحديثات على موقعه. إنها أداة رائعة ذات قيمة لعملك. لذا ، نفد إلى متجر المستلزمات المكتبية المحلي ، واشتر بعض مجلدات الملفات ، وصمم ورقة موجزة مبتكرة مع شعارك عليها ، وستعرف مدى سهولة الحصول على موجز إبداعي رائع ، ومجلد المشروع الذي يمكن أن يجعل حياتك وأعمالك.
هل تستخدم موجزًا إبداعيًا؟ هل ساعدت مشاريعك؟ دعنا نعرف خبراتك في التعليقات.